Toimitusjohtajan päiväkirja: PK-yrityksen viikkopalaveri

Olen toiminut Baumedi Oy:n toimitusjohtajana parisen vuotta. PK-yrityksissä on tullut työskenneltyä seitsemän ja puoli vuotta, joten pienten yritysten arki alkaa olla tuttua. Töissä ajatukset ovat tiukasti kiinni ihan perustekemisessä, joten vapaampi ajattelu sijoittuu omalta osaltani lomakausille. Kuluneena kesänä sain koostettua ajatuksia nippuun sen verran, että päätin kirjoittaa johonkin julkiseen formaattiin hieman  ajatuksiani ja kokemuksiani pienyrityksen johtamisesta. Tarkemmin ottaen haaveilin julkisen oppimispäiväkirjan pitämisestä. Foorumiksi ajattelin LinkedIniä, mutta koska sivustomme blogi huutaa sisältöä ja aihealue koskettaa erittäin voimakkaasti Baumedia, tulee tässä toteutettua kaksi asiaa kerralla. Ei silti syytä huoleen, olemme kyllä julkaisemassa tämän kanavan kautta sisältöä liittyen ihan tuohon meidän substanssiinkin ja vieläpä ihan lähiaikoina.

Ensimmäisenä käsittelen viikkopalavereita, koska yrityksemme palaverikulttuuri sattuu olemaan pienessä murroksessa. Meidän yrityksessä on kokeiltu vähän kaikkea. On ollut kuukausittaisia palavereita, kausipalavereita ja kausia, jolloin ei ole lainkaan pidetty palavereita. On palaveerattu myynnin kesken, koko porukalla sekä tutkijoiden kanssa. Myös kahdenkeskeisiä palavereita on pidetty. On palaveerattu agendalla ja ilman, muistioita on kirjoitettu ja jätetty tekemättä. Välillä on palaveerattu tunti, joskus koko päivä. Yrityksen kokouskulttuurissa harva asia on ollut pysyvää. Toisaalta varsin montaa asiaa on tullut kokeiltua, joten hiljalleen oikeat sävelet yrityksen palaverisinfoniaan alkavat olla selvillä.

Keväällä Balentorin Kennerin Kertin vetämän kehitysprojektin pohjalta aloitettiin pitämään viikkopalavereita joka maanantaiaamu. Niihin osallistuu yrityksen koko henkilökunta. Jokainen kertoo, mitä teki viime viikolla ja mitä on tekemässä kuluvalla viikolla. Viikkopalaveri kestää n. 20 minuuttia, tarkoitus on toimia tehokkaasti. Viikkopalaverin tarkoitus on luoda yhteisöllisyyttä, pitää kaikki kartalla toisten tekemisistä ja lisätä yhteistyötä. Yhteistyö lisääntyy, kun kaikki tietävät mitä toiset tekevät ja samalla on helppo pyytää apua ja sopia yhteistyössä tehtävistä projekteista. Yksityiskohdista sovitaan palaverin jälkeen erikseen, ettei kaikkien aikaa hukata.

Luin kesällä Johda Suoritusta -kirjan, joka herätti minut ajattelemaan palaverikäytäntöjämme. Mieltäni on painanut tunne, että palavereista puuttuu ”se jokin”. Kirjan pohjalta oivalsin, että puuttuva palanen on tavoitteellisuus. Hyvänolontunne valtasi mieleni, kun keksin mikä puuttuu ja miten korjaan tilanteen. Elukuusta alkaen palaverikäytäntömme koki pieniä hienosäätöjä.
Viikkopalaveri pysyi muuten muuttumattomana, mutta nyt jokainen asettaa 1-3 tavoitetta alkavalle viikolle ja samalla seurataan kuinka viime viikon tavoitteet toteutuivat. Tämän pienen muutoksen tarkoitus on lisätä jokaisen työhön tavoitteellisuutta sekä jatkuvan parantamisen periaatteita. Palaverista kirjaan ainoastaan jokaisen tavoitteet, jotta niitä voidaan helposti seurata.

Nykyinen viikkopalaverikäytäntö on koettu toimivaksi ja tämä naulataan tällaisenaan yrityksen rutiineihin.

28.8.2018 Pekka Aittala