Toimitusjohtajan päiväkirja: agenda

Mikä on agenda?

Potentiaalisen yhteistyökumppanin kysymys palaverin alussa pysäytti minut. Olimme toki keskenämme miettineet päämäärän palaverille ja kuinka me asioista keskustelemme. Myös meidän kolmen työnjakoamme oli mietitty. Mutta kukaan ei ollut kirjoittanut paperille agendaa. Tokihan se saatiin sanallisesti selvitettyä, mutta tuli vähän selittely maku. Niinpä tämä episodi on jäänyt itselle pysyväksi muistutukseksi.

Kirjoita agenda. Lyhyt, ytimekäs, suurpiirteinen. Pitkä, tarkka, mitä vain, kunhan kirjoitat.

Itse käytän agendaa työkaluna. Saatan aloittaa kirjoittamisen hyvissä ajoin ennen kokousta ja kirjailen muistiin asioita, jotka tulee käsitellä. Mitä tärkeämpi palaveri, sitä aiemmin aloitan työstämisen.

Miksi nostaa tämä asia esille? Olen vuosien saatossa huomannut, että agenda jätetään usein tekemättä. Sitä vältellään viimeiseen asti. Toivotaan, että jos en sano mitään, ei se varmaan ainakaan minun tehtäväkseni tule. Hyvin monta kertaa olen pelastanut tilanteen ja tehnyt agendan, vaikka se ei mielestäni kokoukseen osallistuvien henkilöiden positio huomioon ottaen olisikaan oma tehtäväni. Toisinaan olen miettinyt, kuinkahan palaverit olisivat sujuneet, ilman agendaa. Ehkä olisimme jutustelleet hetken mukavia ja kadonneet kukin tahoillemme.

Kannattaa muistaa, että kokouksessa on aina oikeus vaatia pysymään agendassa. Niinpä suosittelen käyttämään 5 minuuttia omaa aikaa agendan valmisteluun. Tulet varmasti säästämään huomattavasti enemmän muiden aikaa. Mikä parasta, olet hyvin todennäköisesti valmistautunut paremmin kuin muut.